Zusammenarbeit, Effizienz und Transparenz sind für die moderne Arbeitswelt unerlässlich. Da das Arbeiten von zu Hause aus in der heutigen Geschäftswelt zur neuen Normalität geworden ist, hilft die Technologie dabei, dass die Mitarbeiter immer besser mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden in Verbindung und engagiert bleiben. Von jedem Ort, zu jeder Zeit und von beliebigen Endgeräten. Dabei darf das Thema Sicherheit nicht auf der Strecke bleiben.
Es gibt eine Vielzahl von Plattformen für die Zusammenarbeit, die angeboten werden. Viele werden bei genauerem Hinsehen den Anforderungen an Funktionalität, Skalierbarkeit und vor allem die der Sicherheit kaum gerecht. Ein auf den ersten Blick niedriger Preis verstellt oft den Blick für das Wesentliche und Notwendige. Die Plattformen, die sich bewährt haben, stammen jedoch von zwei der weltweit führenden Technologie-Schwergewichten – Cisco und Microsoft. Hier ist langfristig eine Produktstrategie und die Bereitschaft zur permanenten Weiterentwicklung sowie die Akzeptanz für die europäischen Datenschutzregeln erkennbar.
Die Entscheider, meist die IT-Verantwortlichen in den Unternehmen, stehen vor der Frage, wie sich die beiden Plattformen vergleichen lassen und was die Zukunft dieser Tools bereithält. Ebenso wichtig, wie Sie das Richtige für Ihr Unternehmen auswählen können.
Unsere tägliche Erfahrung im Umgang mit diesen Fragen haben uns zu diesem Blogbeitrag motiviert.
Die IT-Leiter und verantwortlichen Manager mit denen wir täglich im Kontakt stehen, sind zum Teil unbewusst durch die sehr unübersichtlichen Lizenzmodelle in eine Situation geraten, die anforderungsoptimierte Entscheidungen fast unmöglich machen. Solche Situationen gilt es möglichst zu vermeiden. Systementscheidungen dieser Tragweite, es geht ja um eine strategische Weichenstellung, wie ein Unternehmen seine interne und externe Kommunikation künftig managed, muss sorgfältig vorbereitet sein.
Eins sollte als Richtschnur auf jeden Fall gelten: Es geht nicht um besser oder schlechter und auch nicht darum, ob der eine oder andere in dieser oder jener Funktion teurer ist. Einzig und allein die Antwort der Lösungsanbieter, wie genau die Anforderungen des Kunden erfüllt werden, sollten als Entscheidungskriterium herangezogen werden.
Um was geht es denn dann?
Wenn Sie nach einer neuen digitalen Arbeitsplatzlösung suchen möchten Sie, dass diese robust und funktionsreich ist. Je mehr Vorteile Sie aus einer einzigen Anwendung ziehen können, desto besser.
Entscheidend ist aus welcher Motivation und Zielsetzung heraus eine System- und Richtungsentscheidung vorbereitet oder getroffen werden muss.
Obwohl wir alle in der Vergangenheit durch die gute alte Telefonanlage miteinander telefonieren, chatten oder Konferenzen halten konnten, sind die Anforderungen an Kommunikation in den letzten Jahren stetig gewachsen. Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes, bessere Erreichbarkeit wann und wo auch immer. Ebenso die Nutzung der gerade zur Verfügung stehenden Endgeräte, sind die herausragenden Merkmale der jetzt im Raum stehenden Anforderungen.
Die Antworten auf einige wenige Fragen sind entscheidend:
- Welche Kommunikationsbeziehungen sollen neu geordnet werden?
- Interne Teamzusammenarbeit?
- Arbeiten am Arbeitsplatz?
- Arbeiten von zu Hause?
- Arbeiten von unterwegs?
- Sollen Niederlassungen mit in die Lösung einbezogen werden?
- National, International und Global?
- Nur Sprache (Ersatz der Telefonanlage)?
- Chat, Desktop-Sharing, Whiteboarding etc. Punkt zu Punkt?
- dto. Punkt zu Mehrpunkt (im Team)
- Sollen externe Teilnehmer (Kunden, Lieferanten etc.) mit eingebunden werden?
- Ist Videozusammenarbeit gewünscht?
- Welche Integration von Applikationen sollen eingebunden werden (Outlook, Salesforce, SAP, etc.)
- Welche Telefonie-Funktionen sollen realisiert werden?
- Welche Telefonie-Sonderschaltungen müssen zwingend weiter genutzt werden?
- Ist die Einbeziehung der Mobiltelefonie gewünscht?
- Welche Anforderungen an Videokonferenzen bestehen?
- Nur von Desktop?
- Sind Raumsysteme gewünscht?
- Wer ist der zuständige IT-Dienstleister?
- Welche Netzwerkhardware und -software ist im Einsatz?
- Gibt es bereits vorhandene Lösungen, die mit eingebunden werden müssen und weiterbetrieben werden?
Lesen Sie hier Teil 2 und Teil 3 dieses Beitrages: Teil 2 Teil 3